PERANAN DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) BAGI MANAJEMEN SELAKU DECISION MAKER

Abstract

Pesatnya proses teknologi di era globalisasi dalam dunia bisnis, menjadikan pengambilan keputusan merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan dalam menghadapi persaingan dalam dunia bisnis. Pengambilan keputusan dapat dipengaruhi oleh beberapa aspek yang dapat mempengaruhi pengambil keputusan untuk mempercepat pengambilan keputusan secara sempurna dan tepat.

Perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi pun melahirkan sistem pendukung keputusan atau DSS. DSS adalah sistem berbasis komputer, hampir selalu interaktif, dirancang untuk membantu manajer (atau pengambil keputusan lainnya) dalam mengambil keputusan. Tujuan dari makalah ini adalah untuk menilai manfaat DSS bagi manajemen sebagai pengambil keputusan. Lebih khusus lagi, makalah ini memberikan ringkasan DSS yang dapat menghasilkan keputusan yang tepat dan fleksibel dengan aspek-aspek yang mempengaruhi keputusan tersebut, dan memberikan laporan agar pengguna dapat memahami mengapa perangkat lunak ini memilih keputusan tersebut.

Pendahuluan

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dewasa ini juga diikuti oleh perkembangan teknologi komunikasi yang merupakan infrastruktur utama yang menyediakan fasilitas transportasi bagi kemampuan teknologi komputer maupun keluarannya (Wijianto, 2000). Saat ini komputer menjadi bagian yang tak terpisahkan dan semakin sering digunakan dalam bisnis perusahaan. Tidak hanya digunakan untuk menggantikan kegiatan yang bersifat manual tetapi juga sebagai alat bantu bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Keputusan yang dibuat dengan dukungan sistem komputer ini diharapkan tidak hanya akan lebih efisien, tetapi juga lebih efektif dalam mencapai tujuan.

Setiap pelaku bisnis selalu berkompetisi dengan pelaku bisnis yang lain. Pemanfaatan teknologi informasi dalam hal ini sistem pendukung keputusan menjadi strategis karena dimanfaatkan tidak hanya untuk operasional perusahaan tetapi juga untuk memenangkan persaingan. Penggunaan Decision Support System (DSS) dalam suatu perusahaan menjadi penting karena kemampuannya membantu manajemen dalam proses pembuatan keputusan ekonomi.

Peranan Decision Support System (DSS) Bagi Manajemen Selaku Decision Maker

Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan digunakan oleh para manajer sebagai alat bantu untuk membuat keputusan, bukan sebagai pengganti manajer. Sehingga keputusan apapun tetap berada di tangan manajer. Sebagaimana penjelasan dari Jogiyanto (2003: 327), definisi DSS atau sistem penunjang keputusan adalah suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur (semi structured) supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia. Kata-kata membantu disini dapat dijabarkan menjadi keterbantuan manajer dalam mengumpulkan data, menganalisis data, kebiasaan, kejadian serta rekap kegiatan perusahaan pada masa lampau. Dengan terkumpulnya data ini tentunya manajer akan lebih dimudahkan dalam mengambil suatu keputusan baik yang semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

Menurut Budi Sutedjo (2002:177) dengan mengacu pada pendapat Peter G.W. Keen dan Scott Morton, terdapat tiga tujuan utama yang harus dicapai oleh DSS, yaitu:

1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur yang merupakan tempat sebagian besar masalah
2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba Dimana komputer dapat ditetapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggungjawab atas bagian yang tak terstruktur – menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.
3. Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan daripada efisiensinya; Dimana manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat serta manfaat utama untuk keputusan terbaik senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan.

Tujuan-tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar dari sistem pendukung keputusan yaitu:

1. Struktur Masalah

Untuk masalah yang terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah yang tidak terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu, DSS dikembangkan khususnya untuk menyelesaikan masalah yang semi terstruktur.

1. Dukungan Keputusan

DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di bagian tak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerjasama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur.

1. Efektivitas Keputusan

Tujuan utama dari DSS bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik.

Seperti halnya model SIA dan SIM, struktur yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Data dan informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak:

1. Perangkat Lunak Penulis

Menghasilkan laporan periodik maupun laporan khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, contohnya analisis penjualan bulanan menurut pelanggan. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga maupun sesuatu yang luar biasa terjadi, contohnya adalah laporan kecelakaan, atau yang lainnya.

1. Model

Menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Model matematika merupakan jenis yang berperan sangat penting dalam DSS. Salah satu keuntungan bagi manajer yang menggunakan model matematika yaitu kecepatan proses simulasi dapat mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat, dimana dalam hitungan menit, dapat dibuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun.

1. Perangkat Lunak GDSS (Group Decision Support System).

Perangkat ini memungkinkan beberapa pemecahan masalah, bekerjasama sebagai suatu kelompok mencapai solusi.

Penggunaan DSS dimaksudkan untuk membantu manajer tingkat tinggi dan menengah dalam mengambil keputusan yang bukan merupakan operasi rutin. DSS mampu melakukan penyerapan informasi dari basis data, rekonfigurasi data, kalkulasi, analisa statistik, optimasi, analisa statistik nonprobabilistik (what if analysis), serta why analysis, yang dilakukan melalui program Artificial Intelegent. Oleh karena itu, penggunaan DSS ini dengan tepat akan meningkatkan efektivitas keputusan yang dibuat manajer dan mendorong efisiensi dari proses pembuatan keputusan tersebut. Jadi DSS akan dapat menciptakan suatu dimensi dukungan bagi pengambilan suatu keputusan, baik yang bersifat taktik maupun strategik.

Dukungan informasional kepada manajer diberikan melalui pengumpulan data dan penerbitan laporan. Dari sisi input, data non rutin dan transaksional sebagian besar diperoleh dari sumber-sumber luar. Di sisi output, laporan khusus dan laporan rutin dapat disediakan tepat pada waktunya. Jadi seorang manajer atau decision maker lainnya yang menggunakan DSS, akan memperoleh laporan dari sistem laporan yang relevan, seperti contohnya laporan profitabilitas. Namun mereka juga dapat meminta laporan khusus dari DSS ini melalui terminal atau microcomputer.

Selanjutnya seorang manajer yang menggunakan DSS dapat menggunakan model-model untuk eksperimen secara interaktif dengan data yang relevan, misalnya dengan mengubah nilai dari faktor- faktor tertentu dan mengamati hasil-hasilnya. Jadi DSS memungkinkan manajer untuk memperoleh berbagai perspektif mengenai situasi masalah rumit dan melaksanakan interaksi dari faktor-faktor yang signifikan. Seorang manajer dengan demikian dapat menemukan dan mengevaluasi dengan cara yang lebih baik terhadap pilihan keputusan alternatif (Wilkinson, 2000).

Simpulan

Teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesatnya, baik dari segi hardware maupun software. Hal ini telah melahirkan suatu sistem penunjang keputusan atau DSS yaitu suatu sistem informasi spesifik yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persoalan yang bersifat semi terstruktur dengan memiliki fasilitas untuk menghasilkan berbagai alternatif yang secara interaktif dapat digunakan oleh pemakai.

DSS sangat berperan penting bagi manajer dalam membantu proses pengambilan keputusan. DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. Aplikasi DSS dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer.